一、关于ical日历

ical用来管理固定时间的事件. 如约会. 会议等很方便. 我的习惯是将与他人发生沟通. 且已经约定时间的计划放入ical. 另外自己在固定时间会发生的事件. 也放入ical. 比如每月回顾之类. 有一些孵化的事件我也会放进ical. 比方说现在是九月份. 假设知道王菲十二月一日要来昆明开演唱会. 我想去看. 但时间还早. 那我会在ical里设定十一月二十日做一个提醒“查询演唱会门票如何购买”，这样到了离演唱会还有十天时，iCal会自动提醒我去做这件事情。

使用ical有几个基本的原则要注意. 这也是我摸索了好久发现的.
1. 不要将所有事件都放到ical里. 你的ical里只放比较重要且绝对会去做的事情. 其他大部分的待办事项应该用清单来管理. 而不是日历. 诸如. 收拾办公桌这样的事情. 放在office清单里就行了. 除非你的办公桌收整会花掉你两个小时的时间. 且非常重要.

2. ical里可以分出不同的清单. 但这个清单最好不要太复杂. 象我的清单只有两个. 工作和生活. 当然. 这是建立在我的待办清单是用了ical以外的备忘录来管理的前提下的. 如果你只用ical来管理所有待办事项. 象我以前那样. 那么在ical里加入以情景和场所区分的清单也是个好办法. 不过这样使用ical的前提是你的gtd系统已经趋于稳定. 很少调整了. 至于我. 还是喜欢用备忘录来整理和记录清单，原因很简单，编辑文本总比编辑表格要简单些吧。

3.　iCal只能由mac单向同步至iPhone，而很难从iPhone再修改后同步回mac系统。我也因为这一个特性才选择备忘录管理清单，这样的话我随时可以使用iPhone修改清单的内容，然后在同mac连接时再同步回mac就可以了。所以就如上一条所说明的，iCal更适合管理相对重要的事项。

4.　iCal当然也可以和Google日历同步，用起来一样方便。

5.　iCal的闹钟提醒可以由iPhone实现。这是我最喜欢的一个功能了。我的默认设置里，每个放入iCal里的任务都已设好了闹钟提醒，这样iPhone会随时提醒我，别忘了真正重要的事情。

二、关于备忘录

备忘录用来管理清单实在是再合适不过了。我以前也一直在工具方面不断尝试，也试过很多复杂的清单管理方式。在使用备忘录管理自己的清单之前，我用Toodledo来管理清单，使用支持iPhone同步的Todo来运用，这也挺好用，但我觉得花上维护、管理清单上的时间还是太多了。前几天看了日本人吉本浩司写的书《在星巴克要点大杯咖啡！》，里面提到了一个很重要的经济学概念：交易成本，用这个概念来说的话，就是一个复杂难用的系统哪怕功能太强，但交易成本太高了，这样也不适用。就像我们都知道超市的瓶装水就1块钱一瓶，但很多时候我们就在旁边的便利店买1.8元一瓶的同样的水，因为我们知道去超市一趟买瓶水，花掉的时间和精力远不止0.8元。
备忘录默认是在MAIL程序下显示，就是纯文本的记事方式，可以根据需要添加不同的页面，而通过iTunes同步至iPhone的话，也很方便管理和撰写整改。

用mac和iPhone使用备忘录也有几点应该注意一下：
1.　篇幅过长的文档不宜放在备忘录里，最好用evernote或是其他软件管理，备忘录最好的用法就是清单夹和INBOX。

2.　在同步iPhone撰写的内容至mac的备忘录时，注意选择清楚“之前”和“之后”。我原来就曾经有过用iPhone花了一个多小时写了一篇1000字影评，结果同步时不慎选错而消失的惨痛经历。

3.　iPhone的备忘录可以直接作为邮件发送（当然是在wifi环境下），很多时候也很方便，特别是在你将iPhone联系人的信息都更新了邮箱的时候。

4.　使用备忘录进行清单管理时，应该注意不要把“项目”和“下一步行动”混在一起放。相信我，只要你的清单混杂了这两种不应该混杂的东西，你的清单也会逐渐失效的。我的做法是单独用一个清单命名为”@PROJECT”把每个项目列出，再把这个项目的下一步行动列在这个项目名下，接着把具体的下一步行动理到其他的清单里，这样会非常清晰，也不会出现混杂而导致清单失去效果。

5.　建议使用备忘录管理的清单最好是根据情景和器材来分类。这个分类每个人情况不同，没有一个统一的标准，我的分类截图如下，以供参考。

三、evernote和Google Reader
我的GTD系统里，资料管理主要用到evernote、google reader和iPhoto。一个好的GTD系统，资料管理的系统一定要好用，方便，易查询，且案例性高。
严格来说evernote并不算是mac端独占的软件，所以我也就不在这儿啰嗦如何运用这款软件了。我的运用方法是将evernote作为摘抄项目资料、记录自己的笔记的软件，装好mac端、PC端和iPhone端的evernote后，管理笔记和摘抄真的很方便，但最好在一开始使用时，就养成打标签TAG的好习惯。
google reader在mac端的浏览器里可以完成，而iPhone端，可以安装支持RSS的离线阅读器，我现在使用的阅读器叫Byline，真的很好用，每次可以离线读取50条阅读信息，再大的图文报道也可以搞定，而且可以直接离线添加星标。我的习惯是周回顾时将google reader里添加了星标的文（一般都是需要存档参考用的）加上标签，然后再取消星标，嗯。

四、iPhoto

iPhoto有必要单独说一说，因为这个软件除了可以很好地管理照片之外，作为GTD的资料管理系统也很好用。因为同iPhone同步的话，图片是非常方便的。mac的抓图功能也很方便（SHIFT+APPLE+4），有时看网页或者是其他东西不方便整理的话，直接截区域图，然后用iPhoto来管理就好。
iPhoto也有一些使用的小技巧，整理如下：
1.　使用iPhoto时，启动时按住option键可以新建图片库，用不同的图片库来管理不同的图片。任何图片资料库超过10G的朋友都会知道这个功能有多好用。我的习惯是将每年的照片单独存一个资料库，将其他网络收集的图片资料都存为一个单独资料库。
2.　用iPhoto和iPhone可以很轻松地同步，iPhone可以随时随地查阅图片资料。iTunes同步时选择“图片”选项即可，而iTunes 09同步事件、相薄都已经更加方便。
3.　重度用户，可以用MobileMe实现网络同步。20G的容量已经足够了，当然费用也不便宜（一年700块……）。
4.　管理图片时使用事件的方式比较方便。如果有加标签的好习惯的话，那也非常方便，但上文提到的“交易成本”别忘了计算进去。

基本上这篇关于mac的应用专栏也就暂时告一段落了。能够用五篇文字系统地整理出自己目前的mac上的GTD应用方式，觉得挺好。可能大家会说，这几篇东西都只是mac里最基本的软件啊，并没有深入介绍到像OmniFocus、iGTD等专门的软件。那还是要再重复一下我的观点，GTD应该是一种思路，具体的操作方法每个人根据自己的工作性质、时间安排等都不同，我在这篇系列里把自己的mac应用GTD的思路都做了一个梳理，希望有使用mac的GTD爱好者们，咱们多交流多讨论！

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系列文章链接：

MAC和IPHONE的GTD应用（一）──前言
MAC和IPHONE的GTD应用（二）─INBOX，从收集开始（上）
MAC和IPHONE的GTD应用（三）─INBOX，从收集开始（下）
MAC和IPHONE的GTD应用（四）-我的GTD系统结构
MAC和IPHONE的GTD应用（五）-mac软件应用贴士

正如这张流程图所示，这一节我想分享一下信息和事项进入inbox后，我是如何应用mac和iphone进行管理的。
在GTD的概念中，事项（Stuff）在inbox里. 先要定义和分类. 我们这里就不谈作为垃圾扔掉的事项和委托别人办的事项了，进入我的inbox的信息，需要自己亲自处理的，我一般是这样分类的。
一、即时处理类。就是GTD里说的符合两分钟原则那一类，这一类事项拿到就马上处理掉了，有时都不用进入INBOX。

二、Todo类。超过两分钟的事项和及情景不符合的事项. 我放入自己的todo清单里。就像上一节提到的，我的todo清单现在用iPhone和mail的备忘录管理，具体分类形式见图。如果有确定时间的事项，而且一般如会谈、交流等需要和别人沟通的事项，我一般放到iCal里，然后同步到iPhone里。

三、复杂一些的事项(需要多个步骤)。我一般记入在todo清单里的“@project”清单里，整理出具体行动步骤，再分别录入todo清单处理。如果是再复杂一些的项目型工作，需要构想各步骤的结构和关系的那种，我会用纸质本子画出脑图，再将具体行动的步骤录入todo清单。如果是持续时间长，且需要团队配合或是要给客户演示交流的项目型事项(比如结婚筹备啊，装修规划啊之类)，那我一般会用mac端的脑图软件Mindnode来画一张脑图。 Mindnode这个软件简单好用，可以画出精美的脑图：毕竟如果要让人理解和接受你的想法，形式非常重要。

四、资料库。很多放在inbox里的文档和已经完成了的工作都需要放到资料库里存档，但感觉GTD的书里对资料库管理讲得不多，可能西方人的思维形式本身就很适合资料管理吧。这方面我也摸索了很久，走了不少弯路，现在的资料库基本还算好用。我的资料库是这样分类的：
A. 项目型工作和已完成的工作，一般体积较大，在本地电脑存档，也会移动硬盘备份（不过移动硬盘永远不保险，本地电脑也是一样）；
B. 网络收集整理的资料，如果是网页，一般用Firefox的书签管理，再装一个Xmark的插件，任何一台电脑用Firefox都可以找回我的网络资料。
C. 平时也有订阅很多RSS，主要用iPhone端的RSS阅读器来看，我是用Google Reader来订阅，觉得好的直接打个星号，然后在MAC里打个标签，以后查起来也很方便。
D. 自己写的文字/报表/方案等，纯文本的一般传到Google文档里，有的也在bearbig.cn的博客里整理，其实后者要实用一些。
E. 自己用纸笔做的脑图、设计稿等，一般我用evernote和iPhoto整理。我在Mac里新建了一个iPhoto的库，取名为Mywork，专门管理我自己的平面图作品、纸质翻拍文档。我一般在每月回顾时，将纸质资料翻拍一下（扫描当然更好），然后简单裁切整理后输入iPhoto，打上标签。近期为防万一，也用evernote管理，然后上传一下，每月40M的免费流量其实足够用了。
F. 当然，再怎么管理得好，实体资料还是有的，那就用书柜管理喽！

五、最后要提的是回顾和清理。这是GTD系统里非常重要的一个概念。其实自己在执行时就发现了，良好的回顾和整理能让我的思维既有条理，又能随时调用以往的经验和资源，在这个方面每天花一点点时间是绝对值得的。我的回顾工作分为日回顾、周回顾和月回顾，一般都在Excel做的晨间日记表里完成。其实也有很多东西是在写博的时候也就整理掉了，比如这篇关于GTD在MAC上应用的文章。

基本上我的GTD系统的框架就是这样，既然是基于MAC系统，里面当然也大量地用到了MAC系统的软件和工具。比较常用的其实就是上面提到的MAIL、iCal、iPhoto和Mindnode。这里不得不说iLife和iWork的确是非常牛的软件，也怪不得苹果一直将这两套软件平台固定在MAC系统上。

我个人觉得我的GTD系统还算是符合了这个系列文章本篇提到的“奥卡姆剃刀”原则吧。目前我的系统维护起来很简单，每天大概需要20分钟左右的时间（包含晨间日记、清理INBOX、清理TODO清单等等），从它给我带来的效率提升程度来看的话，我觉得这个时间投资是完全值得的。

下一节我会具体分享一下MAC端这些软件使用的一些小技巧，希望能和同好们再讨论。你也用MAC吗？你的GTD系统是什么样的？很想和大家多沟通一下，我的博客在这儿，欢迎大家来踩：http://bearbig.cn

MAC和IPHONE的GTD应用（一）──前言
MAC和IPHONE的GTD应用（二）─INBOX，从收集开始（上）
MAC和IPHONE的GTD应用（三）─INBOX，从收集开始（下）
MAC和IPHONE的GTD应用（四）-我的GTD系统结构
MAC和IPHONE的GTD应用（五）-mac软件应用贴士

继续，这一节深入分享一下我的INBOX的几种应用方式。

一、iphone 端的inbox
1. 系统自带的备忘录。这是我的iPhone端INBOX的主体。我在备忘录里建了一个名为@inbox的文本文档，一般有什么思路、想法、待办事项，都先存到这个文档里，包括这篇博文，其实大部分也是在去上班的路上用iPhone在@INBOX里写的。
之所以用备忘录作为INBOX，更多是因为我的待办清单也是在备忘录里，用iPhone管理很方便，用Mac同步管理也非常简单。我的待办事项清单是按情景分类的，之后的章节会详细分享。

2. 语音备忘录。这个在iPhone3.0系统里自带的功能很是方便，不过要用它用好了有个前提：你独处的时间最好多一点，不然对个电话在大办公室里讲思路，大家都会用看神经病的眼神看你。
我用语音备忘录用得也不多，因为觉得整理的时间成本有点高：你录了段十分钟的语音，至少还得用二十分钟的时间去整理。但有时你的思路想法比较活跃，而且手边也没有纸笔这样最快速的记录工具，那语音备忘录就算是刚好派上用场了。另外如果是开会或是培训时需要做记录，那么语音备忘录也会是个好帮手。其实我倒觉得，如果你是像David Allen那样日理万机的超级忙人，而且你有自己的助理或秘书，那么语音备忘录倒是太适合你了：“Maggie，昨晚和张总打球时谈到的合作思路，语音文件我发你邮箱了，中午前整理出要点文档给我吧！”哇咔咔咔，很帅啊！

在Mac平台同步语音备忘录也相当简单：将iPhone和Mac连接后打开iTunes，你录制的语音备忘录会自动显示在iTunes里，你可以直接在iTunes里整理。 如果需要的话，你还可以在Quicktime里剪辑一下，甚至是在Garageband里加点混响，加点背景音乐。（明天去哭求老板加薪：背景音乐二泉映月……）
3. 系统自带的照相机。很多时候手机相机是很实用的，可以拍资料，可以做笔记，当然还可以以发短信的伪装偷拍mm……

推荐的其他iPhone端INBOX选择
1. Toodledo的iphone端或是大家熟悉的RTM。我以前用一个名为todo的iPhone端appz，选择了用Toodledo同步，也很方便，推荐大家使用。
2. Evernote。iPhone上玩GTD怎能不用Evernote呢？Evernote当INBOX用，可以录音，可以文字录入，真的很方便。我是把Evernote主要当作知识管理系统在用，所以后面会详细讲讲我用Evernote的方法。
3. OmniFocus。这个重量级的GTD应用软件一直陪我学习GTD，它实在是很强，最后强得我都不敢用它了……对于在用Mac端的OmniFocus进行GTD管理的朋友们，iPhone端的OmniFocus算是一个很好的延伸，但对于没有使用Mac的朋友. OmniFocus可能不太适合你们。

二、纸质的inbox
我在07年买了本Ｍoleskine. 好像就是受了gtdlife的影响，嗯。买的是Calender booK，理说应该是最适合GTD的纸质工具了，可我用下来却很是不顺手，仅仅坚持了一个月不到，又用回了我原来的本本……啊！一百多块呐！后来我发现了原因：我是搞策划和设计的，有很多时候我的一些想法和草图，需要在本子上记录，有时我也需要在本子上记录一些信息，或者是一些想法，这样的话，最适合我的其实是一本纯空白的本子。本子上我按日期记录东西，所有记录的东西都会有个INDEX，哪怕是随手记下的某人的电话，我也会用@i的方式来表示这是个information，如果是创意类的想法，那么我会写上@idea，如果是开会的记录的话，我会写上@meeting，如果是摘抄的有意思的资料，我会写上@note。嗯，通过每周回顾，这些资料都可以盘活，而不像以前的很多笔记内容，记完以后本子一扔，什么都不知道了。在后面关于整理分类的内容里，我也会把我如何整理分类的方式和大家分享。

记录内容
我的本子作为INBOX用时，主要记录一些思维跳跃比较快的东西，比如某个计划的脑图，或者是一些设计方面的草图。谁都不能否认，纸和笔的确是最快的思维记录工具，毕竟我们学用这两件工具学了十几年了。通常对于比较重要的东西，我会对本子上的内容再次整理，电子化，便于以后查询。

纸质本子使用建议
个人建议纸质本子尽量选择纯空白的，尺寸也别太大，至少放随身背的背包里没问题。装订一定要牢，如果可能的话纸张颜色最好是淡黄色，比较保护视力。我个人倾向于牛皮纸材质的本子。

纸质本子最好的分类方式是按日期顺排，但所有内容都有一套标签来标注，这样管理起来也很方便。如果你的周回顾也做得很到位的话，本子上的好东西可以很好地变成自己随时可以查找的资料。

这是我家装修时自己规划的房间设计草稿，这东西只可能画在纸质本子上的。

这是我制订个人培训师计划时在本子上记录的脑图，这样的应用在纸质本子上最方便。

三、Mac端的INBOX。
在Mac端，我的Inbox就比较简单，就只有一个Mail软件自带的备忘录而已。其实这和iPhone的备忘录是一个，只是通过了Mail来同步而已。因为对我来说，Mac更多是用来整理、分析、归类和进行具体的工作的，它上面的Inbox只需要有一个纯文本的就足够了。

我的备忘录版INBOX和待办事项清单是放在一起的，一共有这么几项：
@HOME──在家里的待办清单
@BILL──记账的待办清单
@INCUBATE──待处理（孵化）的待办清单
@SOMEDAY──将来某时的待办清单
@OFFICE──工作室的待办清单
@LAPTOP──笔记本的待办清单
@READ──阅读的待办清单
@WRITE──待写下，记下的的待办清单
@MEETING──会谈，交流的待办清单
@WAIT──等待某件事或某人的答复的待办清单
@ERRAND──外出的待办清单
@PHONE──电话的待办清单
@PROJECT──重要项目的待办清单

当然，还有最重要的@INBOX，收件框，呵呵。

MAC端的其他INBOX选择：
1.　iGTD。虽然界面简洁，但应该也很好用（虽然我没用过）
2.　OmniFocus。如果你向往一个类似OUTLOOK却异常强大的专业GTD软件，那么一定是OmniFocus莫属。

3.　大镖客Yojimbo。一个基于Mac端的类似Evernote的软件，作为GTD的管理也很好用，我原来也用过一段时间。可惜，自从Evernote横空出世，大镖客也搞不定大象了……

4.　Journler。这是一款类似日记本类型的软件，如果你用它来做INBOX，也不是不可以，毕竟这款软件里也有常用的Tag功能和方便的邮件功能。我以前有几个月就用它来做周回顾，然后再把周回顾发邮件给自己……直到有一天我忽然发现自己这样完全是在折腾……

5.　MAC OS系统自带的Widget里的便笺薄。这也挺好用，也不用在不同的软件中切换。

6.　直接用Google Task! 如果你的Mac总是在网络环境里，这当然也是个好方法！
7.　用Evernote！这应该是很多朋友们的选择。但对于我来说，Evernote更多是个知识管理系统，嗯，INBOX不是很适合。

不好意思，说话有点像鸡皮老头，只是INBOX就拉拉杂杂地说那么多，真是的。其实写这个系列文章，更多也是想真正系统地整理一下自己的GTD思路，为了更有效的GTD，更轻松更无压力的生活而努力了。可能之后在写的过程中还会有些啰啰嗦嗦的感受。关于INBOX的分享就结束了。下一节，我想聊聊关于MAC和IPHONE应用方面的整理和分类，这应该是MAC端软件的强项吧！在阅读时如果有什么想法，欢迎随时和我沟通！

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今天先从GTD最基本的功能─收集开始，进入Mac和iPhone的GTD应用分享。收集是GTD的第一个环节，自然也是一个极其重要的环节。我现在使用的INBOX实际上有几种形式，一是自己装在包里的纸质笔记本，二是iPhone上的备忘录和语音备忘录，三是Mac上的Mail软件。这三个足够搞定我的个人的收集工作。之前自己用过很多不同形式的INBOX了，为什么最后用了这样的三种INBOX形式呢？这就必须要提到我对我自己的INBOX的几个要求了。

我的INBOX应该符合这几个特点：
1. INBOX应该符合我在“前言”提到的DIAA原则（DO IT ANYTIME, ANYWHERE）。

要能做到对任何事务都能DIAA，必须也先梳理一下自己平时生活中所经常处于的场合。我平时一般有70%的时间在工作室和家的办公桌上办公，面前都放着自己的Macbook，这时在桌上的Macbook本身也就是我的INBOX。我大概有20%多一些的时间是在交通工具上，有时自己开车，有时坐公交车，这时iPhone就是最好用的INBOX了。用iPhone上的备忘录功能录入需要做的事情，单手就可以操作，公交车上很方便，如果是自己开车，通常用语音备忘录当然好得多，安全第一，安全第一嘛。另外有一些少量的时间，我可能是在一些地方坐着等客户、等朋友，iPhone的备忘录不适合梳理自己的思路，纸质的笔记本这是就是最好的选择。

2. INBOX之间应该可以方便地同步数据。

之前我用过iPhone端的Toodledo. 整理待办事倒是很方便. 但之后发现. 可能纯文本方式的inbox更适合我. iPhone的备忘录和Mail上的备忘录本就是自动同步. 而在纸质本子上记录的大多是脑图和其他零散信息. 一般我也会在有空时录入Mail的备忘录. iPhone的语音备忘录在每次和Macbook同步时. 我就在iTunes里将其整理后录入备忘录. 这样实际只需要两个软件Mail. iTunes. 我的inbox之间也就实现了很方便的同步.

3. INBOX也应该符合“奥卡姆剃刀”原则。
和很多gtd的初学者一样，我也曾走过将GTD系统精细复杂化的弯路。最夸张的时候我的GTD系统横跨PC、Mac、iPhone三大平台，以wifi为传输基础，光Inbox就有六七个（包含网络版）……当时觉得这样精致的GTD系统一定已经是很完美的，可以用一辈子的，结果呢？事实证明我当时的GTD倒是符合“28法则”了，只是顺序颠倒了一下：“用20%的时间来工作，却用了80%的时间来管理和维护我的GTD系统”。直接的后果就是我一个月内根本不想再G什么TD了。
后来发现，我当时的GTD系统. 和那个 生态玩具“蚂蚁世界”是一样的。“蚂蚁世界”是个可以自给自足的生态圈，你只需要把它放在阳光下，它就可以自己生成水、空气，甚至食物，供圈中的蚂蚁们生存。这是个相当精致的世界，但通常这个玩具都玩不长：就是因为它太精致，却也太脆弱了。GTD系统不需要精致，它本身就是一种生活方式，坚持一种生活的方式的根源，还是在于我们内心想要坚持的那种强大的信念，过于精致的系统会分散你的信念，一旦你有了“今天不想弄了，过几天再说吧！”的心态，那么你的系统离崩溃也不远了，哪怕它再精致，再完美，也是如此。
奥卡姆剃刀（Occam’s Razor, Ockham’s Razor），又称“奥坎的剃刀”，是由14世纪逻辑学家、圣方济各会修士奥卡姆的威廉（William of Occam，约1285年至1349年）提出，该原理可以归结为：若无必要，勿增实体。软件开发里的KISS原则（Keep it Simple, Stupid）应该也是直接受奥卡姆剃刀的影响。奥卡姆剃刀原则的精髓在于“果断地抛弃所有不必要的形式”。我的INBOX原先也有很多形式，后来根据自己的实际情况，运用了奥卡姆剃刀原则，现在已经是最简了。举个例子吧，突然接到工作电话，需要记录一些信息，我可以马上记在自己的笔记本上，收到邮件时发现有需要做的事情，我可以将其录入MAIL里的备忘录（以前我专门在邮箱上设置了一个INBOX，这也可以减掉）。甚至我在家和工作单位都没有准备专门的INBOX蓝子，因为个人的REFERENCE系统（资料管理系统）还算比较完善，相应资料都可以很快地进入我的REFERENCE系统，不必在INBOX里停留，这样其实实体的INBOX也就又少了一个。

我想，任何能够长期使用的GTD系统，它的INBOX也应该符合上面提到的三条原则。你可能会用iPhone端的OmniFocus，可能也会用我也曾用过的Toodledo，也可能用一个纸质杯子就搞定所有事务了，也希望能和在这方面有些心得的GTD同好们交流（邮箱：bearbighouse@gmail.com，或者直接在我的博客bearbig.cn留言），谢谢。
下一节，我想具体分享一下我是怎么使用我的INBOX的，具体的流程和形式是什么，敬请关注，谢谢。

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MAC和IPHONE的GTD应用（五）-mac软件应用贴士

不知不觉，使用Macbook已经快三年，使用iPhone也快三年了。从第一次在GTDlife.cn了解了GTD的概念之后，也一直在整理整合自己适用的GTD系统。我的工作用电脑逃不了必须得用到PC，但生活里一般也就用自己的Macbook，而iPhone算是完美地可以和两个平台同步，不论你的iPhone是3G还是金属壳的初版iPhone。经过摸索（用过复杂的OMNIFOCUS，用过方便的TOODLEDO，也试过GOOGLE TASK等很多方式），我的GTD系统最终还是基本定型了。
总的说来，目前我的GTD系统有这几个特点：

1. 符合KISS(KEEP IT SIMPLE, STUPID)原则（其实也可以说是符合“奥卡姆剃刀”的原则），使用软件和工具都是越简洁越好，我个人觉得这应该是任何系统能够长久的第一个基本原则。越复杂的东西出问题的机率越大，而且也往往不易管理、查阅，更别说坚持使用了。我的GTD系统试用过很多工具，包括纸质的、电子的、网络的、单机的，最终发现不管是什么类别的工具，都必须符合“奥卡姆剃刀”原则。

2. 不论何时何地，随时可以进入工作和整理状态──我把这取名为”DIAA”标准:DO IT ANYTIME, ANYWHERE。可以这么说，不论你在什么地方，什么时间，你都可以很方便地使用你的GTD工具来进行工作。这么说吧，如果你突然想到一件事需要做，但时间和地点都不适合，无疑你的选择是将这件事放到“INBOX”里。如果你进入自己的INBOX需要5秒以上，那么你可以考虑换一个INBOX了。

3. 注意力应该集中在具体的工作和事项上，而不是如何记录和整理工作清单上。就像使用MAC时，你的绝大部分时间是花在“用”上，而使用PC，很多时候你的精力是花在更新杀毒软件、杀毒、重装系统上，这些事务上的精力花得越少越好。当然，学习和实践了GTD之后，我也发现，花上一定的时间来进行GTD类别、事项的梳理、分类和审阅是必须的，这就像是系紧我们的鞋带花上几分钟，可以让我们跑上几小时都不用担心鞋带的问题一样。关键是时间的比例，很多对GTD还未曾深入理解的朋友很容易进入到“为了整理而整理”的状态，我也曾经有过这样的状态，这其实已经脱离了GTD的精神。GTD的关键目的在于“提高产出率”，具体的方法只是通向这一目标的途径而已。

4. 可以方便地保存、同步、调用和更新，最好支持云运用，当然这不是一个绝对的标准。现在不提云运算似乎就有些跟不上潮流似的。但除非你24小时内手边有随时可以上网的设备，不然的话我倒觉得随时的GTD类信息更新并不是必须的，这样也反而会让使用者变得有焦虑感，变成了所谓的“GTD管理强迫症”。

5. 绝对支持MAC系统，这是必须的，一般也要求跨多平台可运用。

如果你看了上面这五条原则，觉得这样的原则也适用于自己，从而也对我的GTD解决方案感兴趣的话，请关注这个系列博文吧。如果有什么想要沟通和了解的问题，欢迎大家用留言或邮件的方式和我联系.

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