几个用mac实现gtd中的软件贴士

一、关于ical日历

ical用来管理固定时间的事件. 如约会. 会议等很方便. 我的习惯是将与他人发生沟通. 且已经约定时间的计划放入ical. 另外自己在固定时间会发生的事件. 也放入ical. 比如每月回顾之类. 有一些孵化的事件我也会放进ical. 比方说现在是九月份. 假设知道王菲十二月一日要来昆明开演唱会. 我想去看. 但时间还早. 那我会在ical里设定十一月二十日做一个提醒“查询演唱会门票如何购买”，这样到了离演唱会还有十天时，iCal会自动提醒我去做这件事情。

使用ical有几个基本的原则要注意. 这也是我摸索了好久发现的.
1. 不要将所有事件都放到ical里. 你的ical里只放比较重要且绝对会去做的事情. 其他大部分的待办事项应该用清单来管理. 而不是日历. 诸如. 收拾办公桌这样的事情. 放在office清单里就行了. 除非你的办公桌收整会花掉你两个小时的时间. 且非常重要.

2. ical里可以分出不同的清单. 但这个清单最好不要太复杂. 象我的清单只有两个. 工作和生活. 当然. 这是建立在我的待办清单是用了ical以外的备忘录来管理的前提下的. 如果你只用ical来管理所有待办事项. 象我以前那样. 那么在ical里加入以情景和场所区分的清单也是个好办法. 不过这样使用ical的前提是你的gtd系统已经趋于稳定. 很少调整了. 至于我. 还是喜欢用备忘录来整理和记录清单，原因很简单，编辑文本总比编辑表格要简单些吧。

3.　iCal只能由mac单向同步至iPhone，而很难从iPhone再修改后同步回mac系统。我也因为这一个特性才选择备忘录管理清单，这样的话我随时可以使用iPhone修改清单的内容，然后在同mac连接时再同步回mac就可以了。所以就如上一条所说明的，iCal更适合管理相对重要的事项。

4.　iCal当然也可以和Google日历同步，用起来一样方便。

5.　iCal的闹钟提醒可以由iPhone实现。这是我最喜欢的一个功能了。我的默认设置里，每个放入iCal里的任务都已设好了闹钟提醒，这样iPhone会随时提醒我，别忘了真正重要的事情。

二、关于备忘录

备忘录用来管理清单实在是再合适不过了。我以前也一直在工具方面不断尝试，也试过很多复杂的清单管理方式。在使用备忘录管理自己的清单之前，我用Toodledo来管理清单，使用支持iPhone同步的Todo来运用，这也挺好用，但我觉得花上维护、管理清单上的时间还是太多了。前几天看了日本人吉本浩司写的书《在星巴克要点大杯咖啡！》，里面提到了一个很重要的经济学概念：交易成本，用这个概念来说的话，就是一个复杂难用的系统哪怕功能太强，但交易成本太高了，这样也不适用。就像我们都知道超市的瓶装水就1块钱一瓶，但很多时候我们就在旁边的便利店买1.8元一瓶的同样的水，因为我们知道去超市一趟买瓶水，花掉的时间和精力远不止0.8元。
备忘录默认是在MAIL程序下显示，就是纯文本的记事方式，可以根据需要添加不同的页面，而通过iTunes同步至iPhone的话，也很方便管理和撰写整改。

用mac和iPhone使用备忘录也有几点应该注意一下：
1.　篇幅过长的文档不宜放在备忘录里，最好用evernote或是其他软件管理，备忘录最好的用法就是清单夹和INBOX。

2.　在同步iPhone撰写的内容至mac的备忘录时，注意选择清楚“之前”和“之后”。我原来就曾经有过用iPhone花了一个多小时写了一篇1000字影评，结果同步时不慎选错而消失的惨痛经历。

3.　iPhone的备忘录可以直接作为邮件发送（当然是在wifi环境下），很多时候也很方便，特别是在你将iPhone联系人的信息都更新了邮箱的时候。

4.　使用备忘录进行清单管理时，应该注意不要把“项目”和“下一步行动”混在一起放。相信我，只要你的清单混杂了这两种不应该混杂的东西，你的清单也会逐渐失效的。我的做法是单独用一个清单命名为”@PROJECT”把每个项目列出，再把这个项目的下一步行动列在这个项目名下，接着把具体的下一步行动理到其他的清单里，这样会非常清晰，也不会出现混杂而导致清单失去效果。

5.　建议使用备忘录管理的清单最好是根据情景和器材来分类。这个分类每个人情况不同，没有一个统一的标准，我的分类截图如下，以供参考。

三、evernote和Google Reader
我的GTD系统里，资料管理主要用到evernote、google reader和iPhoto。一个好的GTD系统，资料管理的系统一定要好用，方便，易查询，且案例性高。
严格来说evernote并不算是mac端独占的软件，所以我也就不在这儿啰嗦如何运用这款软件了。我的运用方法是将evernote作为摘抄项目资料、记录自己的笔记的软件，装好mac端、PC端和iPhone端的evernote后，管理笔记和摘抄真的很方便，但最好在一开始使用时，就养成打标签TAG的好习惯。
google reader在mac端的浏览器里可以完成，而iPhone端，可以安装支持RSS的离线阅读器，我现在使用的阅读器叫Byline，真的很好用，每次可以离线读取50条阅读信息，再大的图文报道也可以搞定，而且可以直接离线添加星标。我的习惯是周回顾时将google reader里添加了星标的文（一般都是需要存档参考用的）加上标签，然后再取消星标，嗯。

四、iPhoto

iPhoto有必要单独说一说，因为这个软件除了可以很好地管理照片之外，作为GTD的资料管理系统也很好用。因为同iPhone同步的话，图片是非常方便的。mac的抓图功能也很方便（SHIFT+APPLE+4），有时看网页或者是其他东西不方便整理的话，直接截区域图，然后用iPhoto来管理就好。
iPhoto也有一些使用的小技巧，整理如下：
1.　使用iPhoto时，启动时按住option键可以新建图片库，用不同的图片库来管理不同的图片。任何图片资料库超过10G的朋友都会知道这个功能有多好用。我的习惯是将每年的照片单独存一个资料库，将其他网络收集的图片资料都存为一个单独资料库。
2.　用iPhoto和iPhone可以很轻松地同步，iPhone可以随时随地查阅图片资料。iTunes同步时选择“图片”选项即可，而iTunes 09同步事件、相薄都已经更加方便。
3.　重度用户，可以用MobileMe实现网络同步。20G的容量已经足够了，当然费用也不便宜（一年700块……）。
4.　管理图片时使用事件的方式比较方便。如果有加标签的好习惯的话，那也非常方便，但上文提到的“交易成本”别忘了计算进去。

基本上这篇关于mac的应用专栏也就暂时告一段落了。能够用五篇文字系统地整理出自己目前的mac上的GTD应用方式，觉得挺好。可能大家会说，这几篇东西都只是mac里最基本的软件啊，并没有深入介绍到像OmniFocus、iGTD等专门的软件。那还是要再重复一下我的观点，GTD应该是一种思路，具体的操作方法每个人根据自己的工作性质、时间安排等都不同，我在这篇系列里把自己的mac应用GTD的思路都做了一个梳理，希望有使用mac的GTD爱好者们，咱们多交流多讨论！

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系列文章链接：

MAC和IPHONE的GTD应用（一）──前言
MAC和IPHONE的GTD应用（二）─INBOX，从收集开始（上）
MAC和IPHONE的GTD应用（三）─INBOX，从收集开始（下）
MAC和IPHONE的GTD应用（四）-我的GTD系统结构
MAC和IPHONE的GTD应用（五）-mac软件应用贴士

注：
1.　纯笔记，枯燥无味，慎入。
2.　原书有很多图片，尝试用EVERNOTE进行读书时的同步笔记整理，一边看PDF的书，一边顺手抓图插入，整本书的阅读时间大概是4小时（含读书笔记的整理），引用作者的时间投资观点：“很划算！”
3.　下文因为网络传图很麻烦，仅是文字，但不影响对这本书有一个整体的认识。

书名：时间投资法──让你的年收入增加10倍
作者：（日）胜间和代
关键：时间需要的是“投资”，而不是“管理”
解决的问题：
·如何在相对较短时间内创造同样的成果？
·如何规划时间？
·如何对重要的事情进行时间投资？

“虽然不具备紧急性，但是必定能为将来节约时间起到作用”─III投资的时间
“即不重要也不紧急”─IV闲耗的时间
“紧急且重要”─I消费的时间
“紧急但不重要”─II浪费的时间

“时间管理的关键就是如何将“浪费/闲耗”的时间转化为“投资”的时间，促成有意义的“消费”

基本原则：
削减不必要的事，选出不必做的事情比提高工作效率更重要
学习丰田的“持续式改善”，不要想着一次大改变就搞定

提高效率的两个好办法：
1.　削减不必要的事（选出不必做的事比选定需要做的事更重要，起码重要两倍）
2.　提高“单位时间内创造的生产率”（量化。EX. “约稿时问自己，这稿平均每字值多少钱？·我一小时能写多少字？就可以量化了”

掌握时间的技术
1.　准确把握现状（消费/闲耗/投资/浪费的时间分配要合理）
2.　意识到差距，制定目标（理想的状态=目标，现状与理想态的差距=需要努力弥补）
3.　用合适的办法来弥补差距，就实现了目标了

时间管理为什么很难？
1.　没有最佳法则（类似减肥：每个人发胖的原因都不同，饮食习惯，生活习惯也不同）
但有基本原则和对策。
对策1：每天尝试新的办法（为了养成好习惯，哪怕是试用十种方式，也是值得的，失败是对找到好方法的投资）

2.　效果测评有一定难度
对策2：选择容易坚持的手段（减肥为例，你有经验了么）

对策3：关注“行为”而不是“目标”

对策4：一定要评估结果（例：TOEIC考试高出的分数与薪水挂钩）图四

时间管理上不能做的三件事：
1.　光凭决心做事
2.　不削减工作量，常去做耗时耗力的工作
3.　不检查计划与实践的效果

计划难以坚持的原因
1.　没有为行为找一个动机
对策：用“胡萝卜加大棒”制造动机
2.　促成良性循环需要一段时间
对策：开发有利于养成习惯的方法
3.　不去思考为什么做不到
对策：最根本的地方寻找原因
4.　原封不动沿用别人尤其是能人的方法
5.　不改变现状却期待巨大的转机
巨大的变化：跳槽和搬家

０3　黄金时间五大原则
黄金时间：有意义且生产率高，最终带来高收入的时间──等于”I消费“和”III投资“的时间
黄金时间五大原则：

1.　不惜在任何方面投资以创造时间：在工具、体力、变化、知识、手法五方面，不吝惜任何投资
工具：记事本、文具、自行车、笔记本电脑等
TIPS：随身携带基本的文具（剪刀、订书机、印章、胶带等
体力：解决一切问题的最基本的前提
变化：指的是培养良好的生活习惯，戒除不良习惯占据时间
知识：不用说了吧
手法：在专业服务上投资。出租车、照看小孩、美容等

2.　重视单位时间所创造的成果
要时常用时薪来勉励自己：对任何事都计算它每小时的价格和费用──这会是一个非常良好的习惯

3.　不当毫无原则的”滥好人“
不要一味地接受别人委托的工作
拒绝没有意义的邀请
通过拒绝来转变现状朝着对我们有利的方向

4.　优先做喜欢、擅长和赚钱的工作
商品社会中，要学会把时间集中在更容易创造成果的方面，只要收入提高了，就可以购买各种服务
不擅长的事尽量不要做

5.　计划要安排得随性、宽松
计划之间留出一定的余地
将工作进行更细致的分割
不要一味地配合别人的时间表

０4　实现黄金时间优化的五个步骤：
1.　把握现在面临的问题
“只要把握了现状，问题就解决了一半”─麦肯锡
两个工具：整理归纳法、量化
插图
关键1：缩减II浪费的时间和IV闲耗的时间，增加III投资的时间
关键2：利用III投资的时间，更有效地发挥I消费的时间的作用

2.　确定不该做的事
时间窃贼：依赖性事物、无意义的人际交流、上下班交通、游戏

在如今这个网络发达的时代，我们可以运用各种手段将自己变得更加优秀，从而减少构建人际关系的时间
说白了就是，你先牛，就有人愿意主动来认识你，反之则情况相反。

3.　确定可以委托别人做的事
要多和别人互通有无，互相帮助
养成把节省时间看做投资的好习惯

4.　提高非做之事的效率
活用记事本，将它作为时间管理的起点
TIPS：将重要的时间段锁定，不受干扰地做重要的事
早睡、早起，早吃饭
减少交通时间，或者将交通时间转化为投资时间
提高家务效率
重新认识生活中的零散时间

5.　综合实践新的行动方案
把节省的时间再投资
养成利用空闲时间翻看记事本的习惯
找到计划和现实的差距，思考原因
测评时间管理的效果
不断改善时间管理

“我们的人生设计应该是，尽量做自己擅长的事，把赚来的钱请别人做自己不擅长的事”
值得学习的书：

０5　记事本的用法
作者的观点：
1.　记事本不能仅用于记录日程，它应该是管理目标和时间的坐标
2.　要积极地管理自己的时间
3.　把目标写在记事本上更容易实现
4.　养成随时翻看记事本的习惯
5.　利用记事本，管理期望与现实的差距

理想的时间投资计划构建：
1.　严格排列优先顺序
2.　不要让当前的杂务羁绊你的行为
3.　做具有长远性的工作

把用于投资的行为落实为具体计划
大多数人只是把日程写进记事本，但正确的方法是将计划写进记事本，在空余的地方安排别的日程（一开始就通过记事本确保III投资的时间）

记事本的周回顾：
1.　本周目标
2.　每天计划
3.　TODO清单：每日工作
4.　本日的投资
5.　本周的完成情况

作者的好习惯：
在TODO清单旁标注时间的类别是个很好的习惯（III投资）

TIPS：书的后记里提到的“一本书值不值得读”的计算方式很不错。

继续，这一节深入分享一下我的INBOX的几种应用方式。

一、iphone 端的inbox
1. 系统自带的备忘录。这是我的iPhone端INBOX的主体。我在备忘录里建了一个名为@inbox的文本文档，一般有什么思路、想法、待办事项，都先存到这个文档里，包括这篇博文，其实大部分也是在去上班的路上用iPhone在@INBOX里写的。
之所以用备忘录作为INBOX，更多是因为我的待办清单也是在备忘录里，用iPhone管理很方便，用Mac同步管理也非常简单。我的待办事项清单是按情景分类的，之后的章节会详细分享。

2. 语音备忘录。这个在iPhone3.0系统里自带的功能很是方便，不过要用它用好了有个前提：你独处的时间最好多一点，不然对个电话在大办公室里讲思路，大家都会用看神经病的眼神看你。
我用语音备忘录用得也不多，因为觉得整理的时间成本有点高：你录了段十分钟的语音，至少还得用二十分钟的时间去整理。但有时你的思路想法比较活跃，而且手边也没有纸笔这样最快速的记录工具，那语音备忘录就算是刚好派上用场了。另外如果是开会或是培训时需要做记录，那么语音备忘录也会是个好帮手。其实我倒觉得，如果你是像David Allen那样日理万机的超级忙人，而且你有自己的助理或秘书，那么语音备忘录倒是太适合你了：“Maggie，昨晚和张总打球时谈到的合作思路，语音文件我发你邮箱了，中午前整理出要点文档给我吧！”哇咔咔咔，很帅啊！

在Mac平台同步语音备忘录也相当简单：将iPhone和Mac连接后打开iTunes，你录制的语音备忘录会自动显示在iTunes里，你可以直接在iTunes里整理。 如果需要的话，你还可以在Quicktime里剪辑一下，甚至是在Garageband里加点混响，加点背景音乐。（明天去哭求老板加薪：背景音乐二泉映月……）
3. 系统自带的照相机。很多时候手机相机是很实用的，可以拍资料，可以做笔记，当然还可以以发短信的伪装偷拍mm……

推荐的其他iPhone端INBOX选择
1. Toodledo的iphone端或是大家熟悉的RTM。我以前用一个名为todo的iPhone端appz，选择了用Toodledo同步，也很方便，推荐大家使用。
2. Evernote。iPhone上玩GTD怎能不用Evernote呢？Evernote当INBOX用，可以录音，可以文字录入，真的很方便。我是把Evernote主要当作知识管理系统在用，所以后面会详细讲讲我用Evernote的方法。
3. OmniFocus。这个重量级的GTD应用软件一直陪我学习GTD，它实在是很强，最后强得我都不敢用它了……对于在用Mac端的OmniFocus进行GTD管理的朋友们，iPhone端的OmniFocus算是一个很好的延伸，但对于没有使用Mac的朋友. OmniFocus可能不太适合你们。

二、纸质的inbox
我在07年买了本Ｍoleskine. 好像就是受了gtdlife的影响，嗯。买的是Calender booK，理说应该是最适合GTD的纸质工具了，可我用下来却很是不顺手，仅仅坚持了一个月不到，又用回了我原来的本本……啊！一百多块呐！后来我发现了原因：我是搞策划和设计的，有很多时候我的一些想法和草图，需要在本子上记录，有时我也需要在本子上记录一些信息，或者是一些想法，这样的话，最适合我的其实是一本纯空白的本子。本子上我按日期记录东西，所有记录的东西都会有个INDEX，哪怕是随手记下的某人的电话，我也会用@i的方式来表示这是个information，如果是创意类的想法，那么我会写上@idea，如果是开会的记录的话，我会写上@meeting，如果是摘抄的有意思的资料，我会写上@note。嗯，通过每周回顾，这些资料都可以盘活，而不像以前的很多笔记内容，记完以后本子一扔，什么都不知道了。在后面关于整理分类的内容里，我也会把我如何整理分类的方式和大家分享。

记录内容
我的本子作为INBOX用时，主要记录一些思维跳跃比较快的东西，比如某个计划的脑图，或者是一些设计方面的草图。谁都不能否认，纸和笔的确是最快的思维记录工具，毕竟我们学用这两件工具学了十几年了。通常对于比较重要的东西，我会对本子上的内容再次整理，电子化，便于以后查询。

纸质本子使用建议
个人建议纸质本子尽量选择纯空白的，尺寸也别太大，至少放随身背的背包里没问题。装订一定要牢，如果可能的话纸张颜色最好是淡黄色，比较保护视力。我个人倾向于牛皮纸材质的本子。

纸质本子最好的分类方式是按日期顺排，但所有内容都有一套标签来标注，这样管理起来也很方便。如果你的周回顾也做得很到位的话，本子上的好东西可以很好地变成自己随时可以查找的资料。

这是我家装修时自己规划的房间设计草稿，这东西只可能画在纸质本子上的。

这是我制订个人培训师计划时在本子上记录的脑图，这样的应用在纸质本子上最方便。

三、Mac端的INBOX。
在Mac端，我的Inbox就比较简单，就只有一个Mail软件自带的备忘录而已。其实这和iPhone的备忘录是一个，只是通过了Mail来同步而已。因为对我来说，Mac更多是用来整理、分析、归类和进行具体的工作的，它上面的Inbox只需要有一个纯文本的就足够了。

我的备忘录版INBOX和待办事项清单是放在一起的，一共有这么几项：
@HOME──在家里的待办清单
@BILL──记账的待办清单
@INCUBATE──待处理（孵化）的待办清单
@SOMEDAY──将来某时的待办清单
@OFFICE──工作室的待办清单
@LAPTOP──笔记本的待办清单
@READ──阅读的待办清单
@WRITE──待写下，记下的的待办清单
@MEETING──会谈，交流的待办清单
@WAIT──等待某件事或某人的答复的待办清单
@ERRAND──外出的待办清单
@PHONE──电话的待办清单
@PROJECT──重要项目的待办清单

当然，还有最重要的@INBOX，收件框，呵呵。

MAC端的其他INBOX选择：
1.　iGTD。虽然界面简洁，但应该也很好用（虽然我没用过）
2.　OmniFocus。如果你向往一个类似OUTLOOK却异常强大的专业GTD软件，那么一定是OmniFocus莫属。

3.　大镖客Yojimbo。一个基于Mac端的类似Evernote的软件，作为GTD的管理也很好用，我原来也用过一段时间。可惜，自从Evernote横空出世，大镖客也搞不定大象了……

4.　Journler。这是一款类似日记本类型的软件，如果你用它来做INBOX，也不是不可以，毕竟这款软件里也有常用的Tag功能和方便的邮件功能。我以前有几个月就用它来做周回顾，然后再把周回顾发邮件给自己……直到有一天我忽然发现自己这样完全是在折腾……

5.　MAC OS系统自带的Widget里的便笺薄。这也挺好用，也不用在不同的软件中切换。

6.　直接用Google Task! 如果你的Mac总是在网络环境里，这当然也是个好方法！
7.　用Evernote！这应该是很多朋友们的选择。但对于我来说，Evernote更多是个知识管理系统，嗯，INBOX不是很适合。

不好意思，说话有点像鸡皮老头，只是INBOX就拉拉杂杂地说那么多，真是的。其实写这个系列文章，更多也是想真正系统地整理一下自己的GTD思路，为了更有效的GTD，更轻松更无压力的生活而努力了。可能之后在写的过程中还会有些啰啰嗦嗦的感受。关于INBOX的分享就结束了。下一节，我想聊聊关于MAC和IPHONE应用方面的整理和分类，这应该是MAC端软件的强项吧！在阅读时如果有什么想法，欢迎随时和我沟通！

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MAC和IPHONE的GTD应用（一）──前言
MAC和IPHONE的GTD应用（二）─INBOX，从收集开始（上）
MAC和IPHONE的GTD应用（三）─INBOX，从收集开始（下）
MAC和IPHONE的GTD应用（四）-我的GTD系统结构
MAC和IPHONE的GTD应用（五）-mac软件应用贴士

今天先从GTD最基本的功能─收集开始，进入Mac和iPhone的GTD应用分享。收集是GTD的第一个环节，自然也是一个极其重要的环节。我现在使用的INBOX实际上有几种形式，一是自己装在包里的纸质笔记本，二是iPhone上的备忘录和语音备忘录，三是Mac上的Mail软件。这三个足够搞定我的个人的收集工作。之前自己用过很多不同形式的INBOX了，为什么最后用了这样的三种INBOX形式呢？这就必须要提到我对我自己的INBOX的几个要求了。

我的INBOX应该符合这几个特点：
1. INBOX应该符合我在“前言”提到的DIAA原则（DO IT ANYTIME, ANYWHERE）。

要能做到对任何事务都能DIAA，必须也先梳理一下自己平时生活中所经常处于的场合。我平时一般有70%的时间在工作室和家的办公桌上办公，面前都放着自己的Macbook，这时在桌上的Macbook本身也就是我的INBOX。我大概有20%多一些的时间是在交通工具上，有时自己开车，有时坐公交车，这时iPhone就是最好用的INBOX了。用iPhone上的备忘录功能录入需要做的事情，单手就可以操作，公交车上很方便，如果是自己开车，通常用语音备忘录当然好得多，安全第一，安全第一嘛。另外有一些少量的时间，我可能是在一些地方坐着等客户、等朋友，iPhone的备忘录不适合梳理自己的思路，纸质的笔记本这是就是最好的选择。

2. INBOX之间应该可以方便地同步数据。

之前我用过iPhone端的Toodledo. 整理待办事倒是很方便. 但之后发现. 可能纯文本方式的inbox更适合我. iPhone的备忘录和Mail上的备忘录本就是自动同步. 而在纸质本子上记录的大多是脑图和其他零散信息. 一般我也会在有空时录入Mail的备忘录. iPhone的语音备忘录在每次和Macbook同步时. 我就在iTunes里将其整理后录入备忘录. 这样实际只需要两个软件Mail. iTunes. 我的inbox之间也就实现了很方便的同步.

3. INBOX也应该符合“奥卡姆剃刀”原则。
和很多gtd的初学者一样，我也曾走过将GTD系统精细复杂化的弯路。最夸张的时候我的GTD系统横跨PC、Mac、iPhone三大平台，以wifi为传输基础，光Inbox就有六七个（包含网络版）……当时觉得这样精致的GTD系统一定已经是很完美的，可以用一辈子的，结果呢？事实证明我当时的GTD倒是符合“28法则”了，只是顺序颠倒了一下：“用20%的时间来工作，却用了80%的时间来管理和维护我的GTD系统”。直接的后果就是我一个月内根本不想再G什么TD了。
后来发现，我当时的GTD系统. 和那个 生态玩具“蚂蚁世界”是一样的。“蚂蚁世界”是个可以自给自足的生态圈，你只需要把它放在阳光下，它就可以自己生成水、空气，甚至食物，供圈中的蚂蚁们生存。这是个相当精致的世界，但通常这个玩具都玩不长：就是因为它太精致，却也太脆弱了。GTD系统不需要精致，它本身就是一种生活方式，坚持一种生活的方式的根源，还是在于我们内心想要坚持的那种强大的信念，过于精致的系统会分散你的信念，一旦你有了“今天不想弄了，过几天再说吧！”的心态，那么你的系统离崩溃也不远了，哪怕它再精致，再完美，也是如此。
奥卡姆剃刀（Occam’s Razor, Ockham’s Razor），又称“奥坎的剃刀”，是由14世纪逻辑学家、圣方济各会修士奥卡姆的威廉（William of Occam，约1285年至1349年）提出，该原理可以归结为：若无必要，勿增实体。软件开发里的KISS原则（Keep it Simple, Stupid）应该也是直接受奥卡姆剃刀的影响。奥卡姆剃刀原则的精髓在于“果断地抛弃所有不必要的形式”。我的INBOX原先也有很多形式，后来根据自己的实际情况，运用了奥卡姆剃刀原则，现在已经是最简了。举个例子吧，突然接到工作电话，需要记录一些信息，我可以马上记在自己的笔记本上，收到邮件时发现有需要做的事情，我可以将其录入MAIL里的备忘录（以前我专门在邮箱上设置了一个INBOX，这也可以减掉）。甚至我在家和工作单位都没有准备专门的INBOX蓝子，因为个人的REFERENCE系统（资料管理系统）还算比较完善，相应资料都可以很快地进入我的REFERENCE系统，不必在INBOX里停留，这样其实实体的INBOX也就又少了一个。

我想，任何能够长期使用的GTD系统，它的INBOX也应该符合上面提到的三条原则。你可能会用iPhone端的OmniFocus，可能也会用我也曾用过的Toodledo，也可能用一个纸质杯子就搞定所有事务了，也希望能和在这方面有些心得的GTD同好们交流（邮箱：bearbighouse@gmail.com，或者直接在我的博客bearbig.cn留言），谢谢。
下一节，我想具体分享一下我是怎么使用我的INBOX的，具体的流程和形式是什么，敬请关注，谢谢。

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MAC和IPHONE的GTD应用（二）─INBOX，从收集开始（上）
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MAC和IPHONE的GTD应用（四）-我的GTD系统结构
MAC和IPHONE的GTD应用（五）-mac软件应用贴士

不知不觉，使用Macbook已经快三年，使用iPhone也快三年了。从第一次在GTDlife.cn了解了GTD的概念之后，也一直在整理整合自己适用的GTD系统。我的工作用电脑逃不了必须得用到PC，但生活里一般也就用自己的Macbook，而iPhone算是完美地可以和两个平台同步，不论你的iPhone是3G还是金属壳的初版iPhone。经过摸索（用过复杂的OMNIFOCUS，用过方便的TOODLEDO，也试过GOOGLE TASK等很多方式），我的GTD系统最终还是基本定型了。
总的说来，目前我的GTD系统有这几个特点：

1. 符合KISS(KEEP IT SIMPLE, STUPID)原则（其实也可以说是符合“奥卡姆剃刀”的原则），使用软件和工具都是越简洁越好，我个人觉得这应该是任何系统能够长久的第一个基本原则。越复杂的东西出问题的机率越大，而且也往往不易管理、查阅，更别说坚持使用了。我的GTD系统试用过很多工具，包括纸质的、电子的、网络的、单机的，最终发现不管是什么类别的工具，都必须符合“奥卡姆剃刀”原则。

2. 不论何时何地，随时可以进入工作和整理状态──我把这取名为”DIAA”标准:DO IT ANYTIME, ANYWHERE。可以这么说，不论你在什么地方，什么时间，你都可以很方便地使用你的GTD工具来进行工作。这么说吧，如果你突然想到一件事需要做，但时间和地点都不适合，无疑你的选择是将这件事放到“INBOX”里。如果你进入自己的INBOX需要5秒以上，那么你可以考虑换一个INBOX了。

3. 注意力应该集中在具体的工作和事项上，而不是如何记录和整理工作清单上。就像使用MAC时，你的绝大部分时间是花在“用”上，而使用PC，很多时候你的精力是花在更新杀毒软件、杀毒、重装系统上，这些事务上的精力花得越少越好。当然，学习和实践了GTD之后，我也发现，花上一定的时间来进行GTD类别、事项的梳理、分类和审阅是必须的，这就像是系紧我们的鞋带花上几分钟，可以让我们跑上几小时都不用担心鞋带的问题一样。关键是时间的比例，很多对GTD还未曾深入理解的朋友很容易进入到“为了整理而整理”的状态，我也曾经有过这样的状态，这其实已经脱离了GTD的精神。GTD的关键目的在于“提高产出率”，具体的方法只是通向这一目标的途径而已。

4. 可以方便地保存、同步、调用和更新，最好支持云运用，当然这不是一个绝对的标准。现在不提云运算似乎就有些跟不上潮流似的。但除非你24小时内手边有随时可以上网的设备，不然的话我倒觉得随时的GTD类信息更新并不是必须的，这样也反而会让使用者变得有焦虑感，变成了所谓的“GTD管理强迫症”。

5. 绝对支持MAC系统，这是必须的，一般也要求跨多平台可运用。

如果你看了上面这五条原则，觉得这样的原则也适用于自己，从而也对我的GTD解决方案感兴趣的话，请关注这个系列博文吧。如果有什么想要沟通和了解的问题，欢迎大家用留言或邮件的方式和我联系.

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